Faustregel: 20 bis 45 Sekunden
Für die meisten Standard-Warteschleifenansagen ist eine Dauer von 20 bis 45 Sekunden optimal. Das entspricht 60 bis 120 Wörtern. Kürzere Ansagen wirken oft abrupt, längere nerven Anrufer, wenn die Schleife sich wiederholt.
Wortzahl und Sprechdauer im Verhältnis
Eine ruhige, klare KI-Stimme spricht etwa drei Wörter pro Sekunde. Das entspricht:
- 15 Sekunden ≈ 45 Wörter – kurze Standard-Ansage.
- 30 Sekunden ≈ 90 Wörter – Standard-Länge für die meisten Branchen.
- 45 Sekunden ≈ 135 Wörter – ausführliche Ansage mit Notfall- oder Vertretungs-Hinweis.
- 60 Sekunden ≈ 180 Wörter – obere Grenze, nur bei längeren Wartezeiten sinnvoll.
Bei warteschleife.ai akzeptiert der Generator Texte bis 2.000 Zeichen – das wären etwa 5 bis 7 Minuten Sprechdauer. Diese Länge ist für Warteschleifen praktisch nie sinnvoll.
Branchen-Empfehlungen
Arztpraxis: 25 bis 40 Sekunden
Mit Notfallhinweis und Sprechzeiten-Information. Patienten in Schmerzen sind ungeduldig – kurz halten, aber alle wichtigen Infos transportieren.
Kanzlei und Steuerberatung: 20 bis 35 Sekunden
Mandanten erwarten Seriosität und Effizienz. Kurze klare Ansage, optional mit Hinweis auf E-Mail-Anfrage.
Handel und Handwerk: 20 bis 40 Sekunden
Mit optionalem Angebots- oder Saison-Hinweis. Notdienst-Hinweis bei Handwerk wichtig.
Hotel und Gastronomie: 15 bis 30 Sekunden
Hotels und Restaurants haben oft kurze Wartezeiten – kurze freundliche Ansage. Bilingual (DE/EN) gerne länger.
Support-Hotline und Call-Center: 30 bis 50 Sekunden
Bei längeren Wartezeiten lohnen sich zwei unterschiedliche Ansagen im Wechsel – jede 30 Sekunden, dazwischen 60 bis 90 Sekunden Musik.
Notdienst: 20 bis 30 Sekunden
Klar, kurz, direkte Informationen. Anrufer im Notfall haben keine Geduld für lange Texte.
Lange Wartezeiten – was tun?
Bei Wartezeiten über 2 Minuten reicht eine einzelne Ansage nicht. Empfehlung:
- Variante 1: Eine Begrüßungsansage am Anfang, danach reine Wartemusik im Loop.
- Variante 2: Zwei unterschiedliche Ansagen im Wechsel, jeweils 30 Sekunden, dazwischen 60–90 Sekunden Musik.
- Variante 3: Zusätzlich „geschätzte Wartezeit“-Ansage (z. B. „etwa 3 Minuten“) – setzt aber voraus, dass Ihr System diese Information ausgibt.
Häufige Fehler bei der Länge
- Zu kurz – Anrufer kommen kaum zur Ruhe, bevor die Schleife wieder von vorne beginnt.
- Zu lang – wer drei Mal denselben Text hört, wird aggressiv.
- Zu viel in einer Ansage – Begrüßung, Werbeaussage, Notfallhinweis und Online-Buchung in 60 Sekunden überfrachtet.
- Saisonale Texte zu lang – Weihnachtsansagen mit Wünschen, Schließzeiten und Vertretungspraxis können auf 45 Sekunden kommen – das ist okay, aber Grenze.